Sorumlu Tedarik Zinciri Uyum Raporuna İlişkin Bağımsız Güvence Hizmetleri

21 Mart 2011 tarihinde yayınlanan “Zayıf Yönetimli Bölgelerdeki Çok Uluslu Şirketler için OECD Risk Farkındalığı Aracı, OECD, Paris; İş ve İnsan Hakları Konusunda Kılavuz İlkeler: Birleşmiş Milletler “Koru, Saygı Duy ve Çözüm Bul” Çerçevesinin Uygulanması (Çok Uluslu Şirketler ve Diğer İşletmeler ile İnsan Hakları Konusunda Sorumlu Genel Sekreter Özel Temsilcisinin Raporu” uyarınca Uyum süreci, şirketlerin insan haklarına saygı göstermelerini ve çatışmalara katkıda bulunmamalarını sağlayan kesintisiz, proaktif ve reaktif bir süreçtir. Bununla birlikte uyum süreci şirketlerin uluslararası kanunlara uymalarına ve madenlerin yasa dışı ticaretinin önlenmesine yönelik kanunlar ve BM yaptırımları dahil yerel ve uluslararası kanunlara uygun faaliyet gösterebilmelerine yardımcı olmaktadır. Aynı zamanda risk odaklı uyum süreci, şirketlerin faaliyetleriyle veya kaynak kullanımı kararlarıyla ilişkili olumsuz etkileri önlemek veya azaltmak maksadıyla mevcut ya da potansiyel riskleri tespit etmek ve bunlara yanıt vermek için atmaları gereken adımlara işaret etmektedir. Ülkemizde bu kapsamda Borsa İstanbul A.Ş. 05.03.2021 tarihinde Kıymetli Madenler Tedarik Zinciri Uyum Yönergesini (bundan sonra yönerge diye adlandırılacaktır) yayınlamış ve Borsa İstanbul A.Ş.’ye kayıtlı kıymetli maden işletmelerinin ve aracı kurumların borsa düzenlemelerine ve uluslararası standartlara uyumunun gerçekleştirilme yöntemlerini izah etmiştir.

Borsa İstanbul A.Ş.’nin yayınladığı yönergenin 4. Maddesinde 5 adım yaklaşımı izah edilmiş ve sorumlu tedarik zinciri yönetiminin temelinde bu 5 adım yaklaşımın bulunduğu ifade edilmiştir. Aynı madde’de Beş Adım Yaklaşımının, kıymetli madenler aracı kuruluşları ile rafinerilerin tedarik zincirinde yer alan kilit alanların her biri için uyum uygulamalarının oluşturulması ve sürekli geliştirilmesi için asgari standart olarak kabul edileceği ve Kıymetli madenler aracı kuruluşları ile rafinerilerin iç kontrol ve uyum sistemlerinin işleyişinde ve geliştirilmesinde kurumsal yönetim uygulama ve ilkeleri esas alınacağı belirtilmiştir.

Beş adım yaklaşımının temel esasları aşağıdaki gibidir.

1. Güçlü şirket yönetimi sistemlerinin kurulması
2. Tedarik zincirindeki risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
3. Belirlenen risklere yanıt verebilecek bir stratejinin tasarlanması ve uygulanması
4. Kıymetli madenler aracı kuruluşları ve rafinerilerin uyum çalışmalarının bağımsız üçüncü taraflarca denetlenmesi (Bağımsız Güvence Raporu)
5. Tedarik zinciri uyum çalışmalarının yıllık olarak raporlanması

5 adım yaklaşımına ilişkin detaylı açıklamar OECD’nin yayınlamış olduğu rehberde bulunmaktadır. Açıklamaları sırasıyla aşağıda gösterilmiştir.

Beş Adım Yaklaşımı

ADIM 1: GÜÇLÜ ŞİRKET YÖNETİMİ SİSTEMLERİNİN KURULMASI

1.adımın amacı; Tedarik zincirindeki şirketlerin mevcut uyum ve yönetim sistemlerinin etkin bir uyum çalışmasına göre yapılandırılmasını sağlamaktır.

1. Çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerin altınlarıyla ilgili riskleri belirleyip yönetmek için bir tedarik zinciri politikası benimsenmesi ve buna bağlı kalınması gerektiği belirtilmiştir. Tedarik zincirindeki tüm şirketler için geçerli olan bu politika:
2. Şirketin bunu temel alarak kendisini, faaliyetlerini ve tedarikçilerle ilişkilerini değerlendirebileceği, çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerin altınlarına ilişkin sorumlu tedarik zinciri ortak ilkeleri ve standartlarını ortaya koyan bir politikaya bağlı olmalıdır. Bu politikanın OECD Rehber Ek II’de yer alan tedarik zinciri politika belgesindeki standartlarla tutarlı olmalıdır.
3. Tedarik zinciri uyumunu destekleyecek iç yönetim sistemlerinin yapılandırılması. Tedarik zincirindeki şirketler:
4. Tedarik zinciri uyum çalışmalarının denetlenmesi maksadıyla gerekli yeterliliğe, bilgiye ve deneyime sahip üst düzey yöneticilere yetki ve sorumluluk vermelidir.
5. Bu süreçlerin işletilmesini ve izlenmesini desteklemek için gerekli olan kaynakları temin etmelidir.
6. Şirket politikası dahil tüm kritik bilgilerin ilgili çalışanlara ve tedarikçilere ulaşmasını sağlayacak bir organizasyon yapısını ve iletişim süreçlerini hayata geçirmelidir. Uygun eğitim faaliyetleri düzenlenmelidir ve bu noktada şirketler Endüstri Programları ya da Kurumsallaştırılmış Mekanizmalar tarafından geliştirilmiş eğitim modüllerini dikkate almayı düşünebilir.
7. Tedarik zinciri uyum sürecinin uygulanmasıyla ilgili kurum içi hesap verilebilirliği tesis etmelidir.
8. Altın tedarik zincirine yönelik şeffaflık, bilgi toplama ve denetleme için özel bir sistem kurulması.
9. Tedarik zinciri uyum süreçlerinin, bulgularının ve bunlara dayanılarak alınan kararların kayıtlarını ve dokümantasyonunu dahili olarak oluşturulmalıdır. Bu, Adım 1 uyumun yanı sıra çatışmalardan etkilenmiş

ve yüksek riskli bölgelerin altınlarına ilişkin tedarik zincirleriyle ilgili olarak atılması gerekebilecek ilave uyum tedbirlerini içermektedir.

1. Altın giriş ve çıkışlarını geriye dönük olarak tespit etmek ve/veya bir muhafaza zinciri sistemini desteklemek amacıyla elde edilip kullanılabilecek dahili envanter ve işlem dokümantasyonu sisteminin

sürekliliğini sağlanmalıdır. Bu, şunları içermelidir:

1. a) Altın ve altın içeren malzemelerin biçimi, türü ve fiziksel açıklaması hakkında bilgi, örneğin; altın cevheri, altın derişimi, altın doresi, alüvyon altın, geri dönüştürülebilir altın, külçe altın, mücevher

üretimi girişleri ve/veya ürünleri, elektronik bileşenler ve altın kaplama çözümleri vs.

1. b) Tedarikçinin altın ve altın içeren malzemelerin ağırlığı ve ayarı hakkında verdiği bilgiler ile altın giriş ve çıkışlarının ağırlık ve ayarlarıyla ilgili yapılan belirlemeler.
2. c) Finansal Eylem Görev Gücünün (FATF) 40 Tavsiye ile uyumlu “iş yaptığınız tarafı tanıyın” (“Know Your Counterparty”-“KYC”) uyum bilgileri dahil tedarikçi ayrıntıları.
3. d) Her giriş ve çıkış için benzersiz referans numaraları.
4. e) Giriş, çıkış, satın alma ve satış tarihleri.
5. Mevcut oldukları takdirde ödemeleri resmi bankacılık kanalları aracılığıyla alıp gönderilmelidir. Mümkün olan her durumda nakit satın alımlardan kaçınılmalı ve kaçınılmaz olan her tür nakit satın alma işleminin doğrulanabilir belgelerle desteklenmesi sağlanmalıdır.
6. Altın işlemleriyle ilgili olarak tüm kanun uygulayıcı makamlarla eksiksiz ve şeffaf bir şekilde işbirliği yapılmalıdır. Gümrük yetkililerinin tüm sınır ötesi sevkiyatlarla veya yetki sahibi oldukları diğer tüm konularla ilgili tüm bilgilere erişmelerine izin verilmelidir.
7. Yukarıda bahsedilen bilgileri, tercihen bilgisayar veri tabanı ortamında en az beş yıl boyunca saklanmalıdır.
8. Tedarikçilerle olan şirket ilişkilerinin güçlendirilmesi.
9. Şirket ve/veya maden seviyesinde bir şikayet mekanizması oluşturulması.

Doğrudan kendi başına veya diğer şirket ve kuruluşlarla (endüstri programları veya kurumsallaştırılmış mekanizmalar gibi) işbirliği yaparak ya da harici bir uzmana veya kuruluşa (ombudsman gibi) başvuru yapılabilmesi imkanı tanıyarak bu tür bir mekanizma oluşturmalıdır.

ADIM 2: TEDARİK ZİNCİRİNDEKİ RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ

Adım ikinin amacı; çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerdeki altın çıkarma, konsolidasyon, ticaret, nakliye ve ihracat faaliyetleriyle ilgili riskleri belirlemek ve değerlendirmektir.

Altın tedarik zincirindeki şirketler, tedarik zincirlerinde ürettikleri veya satın aldıkları altının çatışmalara veya önemli insan hakkı ihlallerine katkıda bulunmasına yönelik riskleri tespit edip değerlendirmek amacıyla, Adım 1 kapsamında uygulamaya konmuş güçlü yönetim sistemini kullanmalıdır.

Tüm şirketler, bu bölümdeki tavsiyeleri yerine getirmek amacıyla ortak girişimlerden faydalanabilir. Bununla birlikte, kendi uyum sorumlulukları bizzat şirketlerde kalmaya devam eder ve şirketler bu tür ortak girişimlerin şirkete ait şartları dikkate almasını sağlamalıdır.

1. Altın üreticisinin, çatışmalardan etkilenmiş veya yüksek riskli bölgelerde maden çıkarıp çıkarmadığını veya taşıyıp taşımadığının (“Tehlike işareti konulmuş faaliyetler”) belirlenmesi.
2. Ayrıca, altın üreticisinin çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerin altınlarını satın alıp almadığının da (örneğin emek-yoğun ve küçük ölçekli işletmelerin altınları) belirlenmesi.

Altın menşei ve geçiş güzergahı için tehlike işaretleri aşağıdaki gibidir:

• Çatışmalardan etkilenmiş veya yüksek riskli bir bölgeden çıkarılan ya da bu tür bir bölge üzerinden taşınan altınlardandır.
• Altınla ilgili bilinen rezervleri, muhtemel kaynakları veya beklenen üretim seviyeleri sınırlı olan bir ülkeden gelen altınlardandır (örneğin, o ülkeden gelen altın hacminin bilinen rezervlerle veya beklenen üretim seviyeleriyle uyumlu olmaması).
• Çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgeler üzerinden geçerek ulaştığı bilinen bir ülkeden gelen altınlardandır.
• Altının geri dönüştürülebilir / hurda veya karma kaynaklardan geldiği ve altının çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgeler vasıtasıyla aktarıldığı bilinmekte veya bundan şüphelenilmektedir.

Bu tür tehlike işareti konulmuş konumlarda kara para aklama kanunları, rüşvetle mücadele kanunları, gümrük denetimleri ve diğer denetimle ilgili kanunlar zayıf bir şekilde uygulanıyorsa ve/veya resmi olmayan bankacılık kanalları kullanılıyor ve nakit ağırlıklı bir şekilde kullanılıyorsa risk daha da fazladır.

Tedarikçi tehlike işaretleri:

• Tedarikçiler veya diğer bilinen maden/rafineri şirketleri yukarıda belirtilen tehlike işareti konulmuş yerlerden birinde faaliyet göstermektedir veya altın menşei/geçiş güzergahı konusunda yukarıda belirtilen tehlike işaretlerine sahip yerlerin birinden altın tedarik eden tedarikçilerde hissesi veya başka menfaatleri vardır.
• Tedarikçilerin ya da diğer maden/rafineri şirketlerinin, son 12 ay içerisinde tehlike işareti konulmuş bir altın menşeinden veya geçiş güzergahı yolundan altın tedarik ettiği bilinmektedir. Altının geri dönüştürülebilir / hurda veya karma kaynaklardan geldiği ve altının çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgeler vasıtasıyla aktarıldığı bilinmekte veya bundan şüphelenilmektedir.

1. Altın üreticisinin operasyonlarına ve aktif ya da planlanmış diğer altın kaynaklarına yönelik tehlike işaretlerinin mevcut koşullarının saptanması.
2. Tedarik zincirindeki risklerin değerlendirilmesi.

Şirketin tehlike işaretli tedarik zincir(ler)indeki fiili koşulların saptanmasıyla elde edilen bilgileri değerlendirilmelidir. Şirket, elde ettiği bilgiler ile aşağıdakiler arasında bir tutarsızlık olması halinde bu durumu bir “risk” olarak kabul etmelidir.

1. OECD uyum rehberindeki, uyum standartları ve süreçleri ile bu Rehber kapsamındaki Adım 1’de elde edilen bilgiler.
2. Şirketin ticaret kaydının bulunduğu veya halka açık olduğu (uygulanabiliyorsa) ülkeler ile altının çıkarıldığı, aktarıldığı veya yeniden ihraç edildiği veya edilebileceği ülkelerin ulusal kanunları.
3. Finansman anlaşmaları, yüklenici anlaşmaları ve tedarikçi anlaşmaları gibi şirketin faaliyetlerini ve iş ilişkilerini düzenleyen yasal enstrümanlar.
4. Çok Uluslu Şirketler için OECD Kılavuzu ve uluslararası insan hakları ile uluslararası kara para aklamayla mücadele tavsiyeleri ve yönergeleri gibi diğer ilgili uluslararası mevzuat.

ADIM 3: BELİRLENEN RİSKLERE YANIT VEREBİLECEK BİR STRATEJİNİN TASARLANMASI VE UYGULANMASI

Bu adımın amacı; olumsuz etkileri önlemek veya azaltmak amacıyla, belirlenen riskleri değerlendirmek ve bunlara yanıt vermektir. Şirketler, bu bölümdeki tavsiyeleri yerine getirmek amacıyla ortak girişimlerden faydalanabilir. Bununla birlikte, kendi uyum sorumlulukları bizzat şirketlerde kalmaya devam eder ve şirketler bu tür ortak girişimlerin şirkete ait şartları dikkate almasını sağlamalıdır.

MADEN/RAFİNERİ İÇİN RİSK YÖNETİMİ

1. Toplanan bilgileri ve tedarik zinciri risk değerlendirmesinde belirlenen gerçek ve potansiyel riskleri ana hatlarıyla belirterek bulguları üst düzey yönetime raporlanması.
2. Tedarikçilerle ve dahili şeffaflık, bilgi toplama ve Adım 1(C)’deki altın tedarik zinciri denetim mekanizmalarıyla daha fazla etkileşim kurulması.
3. Bir risk yönetim planının tasarlanması ve uygulanması.
4. Risk yönetim planının uygulanması, risk azaltma sürecinin performansının izlenmesi, sorumlu üst yöneticilere güncel durumun raporlanması ve önerilen risk yönetimi stratejilerine uygun olarak, başarısız risk azaltma girişimlerinden sonra söz konusu tedarikçiyle ilişkinin askıya almasının veya sonlandırılmasının değerlendirilmesi.
5. Azaltılması gereken riskler için veya koşullar değiştiğinde ilave durum ve risk değerlendirmeleri yapılması.

ADIM 4: RAFİNERİCİLERİN UYUM ÇALIŞMALARININ BAĞIMSIZ ÜÇÜNCÜ TARAFLARCA DENETLENMESİ

Dördüncü adımla amaçlanan, rafinerinin çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerin altınlarına ilişkin sorumlu tedarik zinciri uyum çalışmasının bağımsız bir üçüncü tarafça denetlenmesini sağlamak ve Kurumsallaştırılmış Mekanizmalar ya da Endüstri Programları dahil muhtelif yollarla rafinerinin ve maden/rafineri seviyesi şirketlerinin uyum çalışmalarını geliştirmelerine destek olmaktır.

ADIM 5: TEDARİK ZİNCİRİ UYUM ÇALIŞMALARININ YILLIK OLARAK RAPORLANMASI

Son olarak adım beşin amacı; şirketlerin aldığı tedbirlerle ilgili olarak kamuoyunda güven tesis etmek amacıyla, çatışmalardan etkilenmiş ve yüksek riskli bölgelerin altınlarına ilişkin sorumlu tedarik zinciri uyum çalışmaları hakkında kamuoyuna bilgi vermektir.

Sonuç olarak Borsa İstanbul A.Ş. ve OECD düzenlemeleri madenler konusunda sorumlu bir küresel tedarik zinciri yönetimine temel oluşturacak detaylı bir uyum çerçevesi sunmaktadır. Her iki kurumun da hazırlamış olduğu rehberlerin amacı tedarikçi seçimi dahil olmak üzere tüm kaynak kullanımı ve tedarik süreçleri aracılığıyla şirketlerin insan haklarına saygılı olmasına ve çatışmalara katkıda bulunmaktan kaçınmasına yardımcı olmaktır. Bu kapsamda kıymetli piyasasında işlem yapan rafineri ve aracı kurumların bahsi geçen düzenlemeleri dikkatle iç sistemlerine entegre etmesi ve bu süreçleri yetkilendirilmiş bir bağımsız denetim kuruluşuna denetletip onay alması gerekmektedir.