Preparación para la Auditoría Independiente: 15 Documentos que Debe Preparar la Dirección

Lo que más tiempo hace perder en una auditoría independiente es que el equipo de auditoría llegue a las instalaciones y tenga que esperar documentos. La lista siguiente reúne los documentos que se solicitan a casi todas las empresas en una auditoría independiente. Empezar a prepararlos antes del cierre del ejercicio acorta el trabajo de campo, reduce el riesgo de honorarios adicionales y garantiza la entrega puntual del informe.

Documentos generales y jurídicos

1. Estatutos y gacetas actualizadas del registro mercantil: capital, estructura accionarial y apoderados.
2. Acuerdos del consejo de administración y de la junta general: todos los acuerdos del periodo, en especial sobre reparto de dividendos, ampliaciones de capital e inversiones significativas.
3. Contratos significativos: préstamos, arrendamientos, compraventas, licencias y contratos de servicios.
4. Relación de litigios para la confirmación de abogados: procedimientos en los que la empresa es parte y su resultado estimado.

Registros contables

5. Balance de sumas y saldos y libro mayor al cierre: con los asientos de cierre registrados.
6. Relación de cuentas bancarias y extractos: con los datos bancarios para que el auditor pueda enviar confirmaciones directamente.
7. Conciliaciones de cuentas corrientes: conciliaciones con los principales clientes y proveedores.
8. Inventario de inmovilizado y cálculo de amortizaciones: incluidas las altas y bajas del periodo.
9. Actas de recuento y valoración de existencias: se recomienda que el recuento se haga con asistencia del auditor.
10. Cálculos de valoración de divisas y de redescuento: para las partidas en divisas y los efectos con vencimiento.

Impuestos y personal

11. Declaraciones y liquidaciones de impuestos: impuesto de sociedades, IVA y retenciones.
12. Declaraciones a la seguridad social y resúmenes de nóminas.
13. Cálculo de la provisión por indemnizaciones por antigüedad: con la lista de empleados, fechas de alta y salarios. Puede ver el importe estimado con nuestra calculadora de indemnización.

Partes vinculadas y ejercicio anterior

14. Relación de partes vinculadas y operaciones: operaciones con socios, empresas del grupo y directivos; cálculo de intereses para las cuentas corrientes con socios.
15. Informe de auditoría y carta a la dirección del ejercicio anterior: junto con las medidas adoptadas sobre los hallazgos previos.

¿Cómo planificar la preparación?

• Comparta la lista con su auditor al menos dos meses antes del cierre y asigne un responsable a cada documento.
• Reúna los documentos en una carpeta compartida con acceso controlado.
• Reduzca la carga del cierre realizando una auditoría preliminar (interim) durante el ejercicio.

Esta lista es un punto de partida general. Pueden solicitarse documentos adicionales según su sector y su marco de información financiera.