Finansal raporlama için iç kontrol sistemi kurmak alışılmış bir iştir. Sürdürülebilirlik verisi için aynı disiplini kurmak ise çoğu şirkette yenidir. Veri çok sayıda birimden, çoğu zaman tablolar ve manuel hesaplamalarla gelir; hata riski buna göre yüksektir. Bu yazı, TSRS raporu için iç kontrol sisteminin nasıl kurulabileceğini özetler. Önerilen kontroller ARSEN Denetim'in pratik yaklaşımıdır; mevzuat belirli bir kontrol listesi öngörmez.
Neden gerekli?
İç kontrolün üç gerekçesi vardır. Birincisi, rapor güvence denetimine tabidir ve denetçi verinin kaynağını, hesaplamasını ve kontrolünü sorgular. İkincisi, TSRS 1'e göre bilgi gerçeğe uygun sunulmalı, doğrulanabilir ve karşılaştırılabilir olmalıdır. Üçüncüsü, yönetimin ve kurulun raporu onaylarken dayanacağı güvenin bir temeli olmalıdır.
TSRS 1 ile ilişkisi
TSRS 1'in yönetişim bölümü, yönetimin rolünü ve bu rolün desteklendiği kontrol ve prosedürlerin açıklanmasını ister. Risk yönetimi bölümü ise sürdürülebilirlikle ilgili risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve izlenmesi süreçlerinin ve bunların genel risk yönetimine entegrasyonunun açıklanmasını gerektirir. Dolayısıyla kontrol sistemi yalnızca iç düzen değil, raporda anlatılan içeriğin bir parçasıdır.
Kontrol hedefleri
Sürdürülebilirlik verisi için dört temel hedef belirlenebilir:
| Hedef | Soru |
|---|---|
| Eksiksizlik | Kapsamdaki tüm şirketler, tesisler ve kaynaklar dahil edildi mi? |
| Doğruluk | Hesaplama ve aktarımlar doğru mu? |
| Dönem sınırı | Veri doğru döneme mi ait? |
| Tutarlılık | Önceki dönemle ve finansal tablolarla uyumlu mu? |
Örnek kontroller
| Alan | Örnek kontrol |
|---|---|
| Veri toplama | Veri sahibinin yazılı onayı; standart toplama formu |
| Hesaplama | Hesap tablolarında formül kilidi, ikinci kişi gözden geçirmesi, emisyon faktörü kaynağının kayıt altına alınması |
| Aktarım | Kaynak sistemden rapora geçişte mutabakat; manuel girişte çift kontrol |
| Makullük | Bir önceki dönemle ve benzer tesislerle karşılaştırma; sapma açıklaması |
| Finansal bağlantı | Finansal tablolardaki kalemlerle mutabakat |
| Yetki | Veri girişi ve değişikliğinde erişim kısıtı; değişiklik kaydı |
| Onay | Birim yöneticisi ve koordinatör onayı; üst yönetim onayı |
| Kanıt | Kaynak belgenin saklanması; saklama yeri ve süresi |
Üç savunma hattı yaklaşımı
Birçok şirket, finansal raporlama için uyguladığı üç hat yaklaşımını sürdürülebilirlik için de kullanabilir:
- Birinci hat: Veriyi üreten birimler. Kendi verilerinden ve ilk kontrollerden sorumludur.
- İkinci hat: Koordinasyon, risk ve uyum fonksiyonları. Yöntem, politika ve gözden geçirme yapar.
- Üçüncü hat: İç denetim. Süreç ve kontrollerin tasarım ve işleyişini bağımsız değerlendirir.
İç denetim birimi olan şirketlerde, sürdürülebilirlik sürecinin iç denetim planına alınması değerlidir.
Orantılılık
Her veriye aynı derinlikte kontrol uygulamak verimsizdir. Kontrolün derinliği, verinin raporda taşıdığı önem ve hata riskine göre belirlenir. Örneğin Kapsam 1 emisyonu için ayrıntılı kontroller gerekirken, düşük etkili bir nitel açıklama için hafif bir gözden geçirme yeterli olabilir. Risk değerlendirmesi yazılı olmalıdır.
Belgeleme
İyi bir kontrol sistemi, belgelenmiş olmasıyla anlam kazanır. Asgari belge seti şunlardır: veri envanteri, hesaplama yöntemi dokümanı, kontrol matrisi (hangi kontrol, kim yapıyor, ne sıklıkla), onay kayıtları ve tespit edilen hata ile düzeltme kayıtları. Envanter için Şirketlerde Sürdürülebilirlik Veri Envanteri Nasıl Oluşturulur? makalesine bakınız.
Kontrol sonuçlarının raporlanması
Kontrol sistemi yalnızca kontrol yapmakla bitmez; sonuçların yönetime ve kurula iletilmesi gerekir. Dönem sonunda kontrol matrisindeki her kalem için "yapıldı", "kısmen yapıldı" veya "yapılamadı" durumu işaretlenmeli, yapılamayan kontrollerin nedeni ve telafi edici adımı yazılmalıdır. Bu özet, hem kurul onayı hem de denetçiyle görüşme için kullanışlı bir belgedir.
Hata ve düzeltme yönetimi
Raporlama sürecinde hata çıkması normaldir; önemli olan hatanın nasıl ele alındığıdır. TSRS 1, önemli geçmiş dönem hatalarının karşılaştırmalı tutarların yeniden düzenlenmesiyle düzeltilmesini öngörür. Şirket içinde hata bulunduğunda kaydedilmeli, nedeni araştırılmalı, ilgili kontrol güçlendirilmelidir.
Yaygın hatalar
- Kontrolün raporun son haftasına bırakılması
- Aynı kişinin hem hesaplayıp hem onaylaması
- Excel hesaplarının sürüm ve erişim kontrolünün olmaması
- Tahmin kullanılan alanlarda belirsizliğin kayıt altına alınmaması
- Kontrol matrisinin bir kez kurulup güncellenmemesi
Sık sorulan sorular
Sürdürülebilirlik verisi için ayrı bir iç kontrol çerçevesi mi gerekir?
İç denetim sürdürülebilirlik raporunu denetleyebilir mi?
Manuel Excel hesapları kabul edilebilir mi?
Kontroller ne kadar belgelenmeli?
Mevzuat ve kaynaklar
- KGK, TSRS 1 Sürdürülebilirlikle İlgili Finansal Bilgilerin Açıklanmasına İlişkin Genel Hükümler (Kurul Kararı 27.12.2023, sayı 01/21632; Resmî Gazete 29.12.2023, sayı 32414 mükerrer)
- KGK, Sürdürülebilirlik Denetimi Yönetmeliği (17.01.2025; Resmî Gazete 17.01.2025, sayı 32785)
- KGK, Sürdürülebilirlik Sık Sorulan Sorular
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; güncel KGK kararları ve şirketinizin özel durumu birlikte değerlendirilmelidir.